Copilot – eine App von Microsoft und wie Betriebsrät:innen beim Einsatz mitreden
Sie macht viel von sich reden, die seit März 2023 von Microsoft auf den Markt gebrachte Software namens Copilot. Im Fahrwasser – oder um in der Microsoft-Metaphorik der Luftgefährte zu bleiben besser gesagt: im Windschatten – des Hypes um das Large-Language-Model ChatGPT gibt es nun für die innerbetriebliche Anwendung die Anwendung “Copilot”.
Diese App soll, basierend auf derselben Technologie wie ChatGPT, dafür sorgen, dass der Arbeitsalltag besser organisiert ist. Dafür stehen dem Copilot sämtliche unternehmensinterne Anwendungen innerhalb der wunderbaren Welt von Microsoft zur Verfügung. Ob der Kalender von Outlook, Videokonferenzen auf Teams, Ablagen auf Sharepoint oder die dazugehörigen Verbindungsdaten, alles was mittels einer App von Microsoft 365 im Betrieb funktioniert, fließt in die Berechnungen des Copilot ein. Produkte von Microsoft wie die Suchmaschine Bing oder das Betriebssystem Windows 11 können ebenfalls ausgelesen werden um die Ergebnisse des Copiloten zu verfeinern. Jede Menge unternehmensinternes Input wird also vom Copilot ausgelesen.
Der Copilot soll – ähnlich einem:r Assistent:in – bei verschiedensten Anwendungen behilflich sein. Microsoft bietet eine ganze Palette an Anwendungsmöglichkeiten für die betriebliche Praxis:
- gestalte deinen Arbeitsplatz effektiver indem du Prioritäten setzt
- fasse die wichtigsten Nachrichten der Woche zusammen
- finde innovative Ideen für deine Präsentation auf PowerPoint (die Anwendung von Microsoft für Präsentationsfolien)
- finde passende Termine für deine Abteilung auf Outlook (dem Kalender von Microsoft)
- organisiere deine Notizen auf Onedrive (das persönliche Ablagesystem für Dateien, Dokumente, Notizen etc.)
- erstelle einen perfekt auf deine Aufgaben zugeschnittenen Chatbot
- fasse deine letzte Teamsitzung in einem Protokoll zusammen
- erstelle ein Stimmungsbild der Teilnehmer:innen deiner letzten Teams-Konferenz
Wie bei jeder anderen algorithmisch basierten Berechnung hängt es von der Qualität und Belastbarkeit der vorhandenen Daten ab, ob der Output auch sinnvoll und brauchbar ist. Die Tatsache, dass die vorhandenen Daten ein ganz wesentlicher Faktor für das Ergebnis sind, ist unter dem Schlagwort GIGO bekannt (das bedeutet “Garbage in, Garbage out”, also “Mist rein, Mist raus”). In der betrieblichen Praxis kann der Copilot folglich nur so gute Ergebnisse erzielen, wie Kalender von den Kolleg:innen auf Outlook gut geführt werden, Dokumente korrekt klassifiziert und abgelegt werden, die Chats auf Teams relevante Informationen beinhalten etc.
unqualifizierte Daten führen zu unbrauchbaren Ergebnissen
Große Gestaltungsspielräume zur Anpassung des Copiloten an betrieblich Spezifika oder Wünsche bietet Microsoft nicht. Das Motto bei der Vermarktung lautet momentan eher “take it or leave it” – also: “nimm’s wie es ist oder lass es bleiben”. Interne technische Adaptierungen sind eher nicht vorgesehen. Es wird den Unternehmen überlassen, den Copiloten so einzurichten, dass die Privatsphäre geschont wird, Geheimnisse gewahrt werden, keine überschießende Kontrolle erfolgt, keine heimliche Überwachung stattfindet und dennoch sinnvolle Ergebnisse erzielt werden. Dabei wird es sich vorwiegend um organisatorische Vorgaben handeln, also weniger um technische Maßnahmen seitens der IT-Administrator:innen, und dabei hat ein:e Betriebsrat:rätin in den allermeisten Fällen ein Mitbestimmungsrecht.
es teste, wer sich mit Copilot verbinde
Vorab muss geklärt werden, was im Unternehmen bereits an relevanten Vereinbarungen existiert, damit der Copilot gut in Bestehendes eingefügt werden kann und nicht abgeschottet von allen anderen Systemen und bisherigen Gewohnheiten der Anwender:innen ein unnützes Dasein fristet. Gibt es bereits eine Betriebsvereinbarung zum Einsatz automatisierter Systeme, Künstlicher Intelligenz oder Microsoft 365? Muss diese Betriebsvereinbarung ergänzt werden, damit sie auch die Anwendung Copilot umfasst, oder kann Copilot so gestaltet werden, dass “er” der Betriebsvereinbarung entspricht?
In einer ersten Testphase sollte Copilot daraufhin gecheckt werden, welche Arbeitsschritte mit dem Programm sinnvoll unterstützt werden können – und wo es sich vielleicht weniger gut eignet oder mehr Arbeit verursacht, als Arbeit erleichtert. Dabei wird es vor allem auf die innerbetrieblich vorhandene Datenqualität, die bereits gelebte Kultur und Erfahrung im Umgang mit personenbezogenen Daten und das Wissen um die Logik des Algorithmus beziehungsweise vorhandene Schulungen der Belegschaft ankommen, ob sich der Copilot bewährt – oder auch nicht. Die Erfahrungen aus der Testphase müssen jedenfalls in die Betriebsvereinbarung mit eingebracht werden.
wie der Betriebsrat und die Betriebsrätin mitbestimmen
Einige wichtige Fragen zwischen Betriebsrat:rätin und Geschäftsführung sollten außer Streit gestellt werden, wenn der Copilot im Betrieb zum Einsatz kommen soll ohne allzu viel Probleme aufzuwerfen.
- Für welche Zwecke soll der Copilot verwendet werden (z.B. Koordinieren von Terminen mit Kund:innen für den Außendienst, erstellen von Protokollen nach Teams-Sitzungen)?
- Gibt es Aufgaben, für die der Copilot keinesfalls eingesetzt werden darf (z.B. Zusammenfassung von als “streng vertraulich” klassifizierten Dokumenten)?
- Ändern sich die Arbeitsaufgaben von Arbeitnehmer:innen? Müssen beispielsweise eigens Daten eingegeben oder korrigiert werden, damit der Copilot bessere Ergebnisse erzielen kann? Werden Arbeitsaufgaben durch den Copilot ersetzt? Erfordert das Proof-Reading, die allfällig erforderliche Korrektur der Ergebnisse und Vorschläge des Copiloten spezielle Kompetenzen?
- Ist die Verwendung des Copilot freiwillig? (Natürlich ist juristisch im Arbeitsverhältnis kaum Freiwilligkeit gegeben und technisch fließen die Daten der Beschäftigte in den Copiloten mit ein, dennoch sollte geklärt werden, ob er verwendet werden muss. Und wenn “ja”: von wem und wofür?)
- Gibt es Daten, Unterlagen, Aktivitäten von Personen die aus den Berechnungen ausgeschlossen werden sollten oder aufgrund rechtlicher Geheimhaltungspflichten auch ausgenommen werden müssen? Wer bestimmt über die auszuschließenden Daten? Ist der Betriebsrat in die Entscheidungen mit eingebunden?
- Wer ist verantwortlich für Ergebnisse, die der Copilot zusammenstellt?
- Müssen Ergebnisse vom Copilot extra ausgewiesen werden (z.B. mit einem Vermerk “diese Präsentation wurde mit Hilfe des Copilot erstellt”)?
- Müssen die Ergebnisse umgesetzt beziehungsweise befolgt werden (z.B. Prioritätensetzung bei Antworten auf Emails)? Müssen sich Beschäftigte rechtfertigen, wenn sie die Ergebnisse nicht in ihrer Arbeit berücksichtigen?
- Wurden die Nutzer:innen für die Anwendung geschult? Erfolgt die Schulung bzw. die Sichtung von Schulungsmaterial (z.B. YouTube-Videos) während der Arbeitszeit?
- Gibt es eine oder besser mehrere eigens qualifizierte Personen im Unternehmen, die für Fragen und Probleme der Anwender:innen zur Verfügung steht (z.B. Copilot-Keyuser:in)?
wird der Copilot DSGVO-konform eingesetzt?
Um die Verwendung von Copilot Datenschutz-konform zu gestalten, ist es außerdem erforderlich, die generellen Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Das heißt: die Anwendung Copilot gehört ins Verarbeitungsverzeichnis hinzu. Eine Datenschutzfolgenabschätzung ist durchzuführen. Das Unternehmen muss den oder die betriebliche:n Datenschutzbeauftragte:n – so eine:r im Betrieb bestellt wurde – an Bord holen und anhören sowie für einen möglichst Privatsphäre schonenden Einsatz sorgen.
wird beim Copilot der Arbeitnehmer:innenschutz eingehalten?
Im Arbeitnehmer:innenschutzgesetz (ASchG) finden sich weitere Anhaltspunkte, die bei der Einführung neuer Technologien, also auch bei Copilot, eingehalten werden müssten. Es muss eine Unterweisung geben. Es muss eine sogenannte “Gefährdungsbeurteilung” vorgenommen werden und es müssen Abhilfemaßnahmen bei vorliegender Gefährdung geschaffen werden. Das sollte zwar ohnehin selbstverständlich sein, doch soll es der Vollständigkeit halber nicht unerwähnt bleiben.
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Arbeitnehmer:innenschutzgesetz (ASchG) sind neben dem Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG) gut etablierte rechtliche Grundlagen auf die sich ein:e Betriebsrät:in berufen kann, wenn er oder sie sich einbringen möchte, damit Copilot von Microsoft zu einer sinnvollen Unterstützung im Arbeitsalltag werden kann. Es wird nicht in jedem Unternehmen und nicht für jede Assistenz-Aufgabe sinnvoll sein Copilot einzusetzen. Manches wird im Unternehmen ohnehin gut funktionieren, für manches wird bereits ein Programm zur Verfügung stehen, manches wird zu hohe Risiken verursachen, manches wird zu Unklarheit, Stress und psychischen Belastungen führen und bei manchen Funktionen kommt man im Unternehmen vielleicht zu dem Ergebnis, dass es gut klappt mit dem Copiloten und sich die Beschäftigten langweilige, zeitaufwendige oder auch unerfreuliche Arbeitsschritte erleichtern können oder interessante neue Ideen erhalten.