Video-Telefonie bringt uns in Zeiten des analogen Abstands digital näher zusammen. Eine betriebsrätliche Checkliste.
Praktisch, effizient und schnell. Aber auch datenschutzfreundlich? Was sind die wichtigste Fragen?
Viele Arbeitnehmer:innen gehen momentan ihrer Arbeit zu Hause nach. Der Home-Office–Arbeitsplatz benötigt viele technische und rechtliche Mittel. Um auch die soziale Komponente abzudecken, oder Wichtiges effizient(er) besprechen zu können, verwenden viele sogenannte Video-Konferenz-Tools. Viele verschiedene Tools werden in dieser Zeit angeboten. Einige von Datenschutz-ExpertInnen empfohlene und weniger empfohlene haben wir hier für euch zusammengetragen.
Trotz der schnellen Digitalisierungswelle im Zusammenhang mit der Corona-Krise, dürfen wir aber den Schutz unserer Daten nicht vergessen! Aber welche Tools sind datenschutzfreundlich(er) und wie kann ich feststellen, welche ich verwenden kann und von welchen ich lieber meine Maus lasse? Welche Fragen sollte man ich vorab stellen?
Wir haben eine Checkliste mit den wichtigsten Fragen erstellt.
Bevor man mit einer Video-Konferenz startet, sollte man sich über das gewählte Tool und dem Datenschutz-Verständnis dessen Anbieters informieren. Die folgende Liste versammelt die wichtigsten Fragen, die man sich stellen sollte, ehe man eines der vielen Video-Konferenz-Tools installiert:
- Zuerst ist es wichtig, sich im eigenen Unternehmen darüber zu informieren, ob es nicht bereits ein eigenes, unternehmensinternes Videochat-Tool gibt? Oder muss doch auf eine Saas-Lösung (Software as a Service) zurückgegriffen werden?
- Welche Angebote an Software stammen aus der EU und welche nicht?
Man sollte hier auf jeden Fall auf einen europäischen Dienst bevorzugen, da diese der DSGVO unterliegen. Stammt er beispielsweise aus den USA, sollte vorab geklärt werden, ob ein angemessenes Schutzniveau (in diesem Fall eine Privacy-Shield-Zertifizierung) vorhanden ist.
- Welche Versionen gibt es an verfügbaren Tools? Und gibt es davon auch eine für Unternehmen? Oftmals gelten für „Business“-Tools und kostenpflichtige Abos erhöhte Datenschutzstandards.
- Was hält der/die zuständige Datenschutzbeauftragte:r von diesem Tool? Auf jeden Fall muss mit einer Saas-Lösung ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen werden (Art. 28 DSGVO).
- Dann sollten die technischen und organisatorischen Maßnahmen geprüft werden:
- Werden die Daten verschlüsselt übertragen? Kann das Tool dies überhaupt?
- Können die Datenschutz-Einstellungen manuell angepasst werden?
- Werden Aufzeichnungen des Gesprächs angeboten? Und falls ja, wie lange und wo werden diese Aufzeichnungen gespeichert? Wie wird sichergestellt, dass die Teilnehmer:innen über die Aufzeichnung benachrichtig werden? Und wer kann auf diese zugreifen?
- Werden die in einer Konferenz geteilten Dateien und Chat-Nachrichten gespeichert? Wenn ja, wo und wie lange?
- Die Kommunikationsteilnehmer:innen sind über die Zwecke, Arten und den Umfang der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren (Art. 12, 13 DSGVO). Dies gilt auch für deren Verarbeitung im Rahmen einer Telefonkonferenz. Sowohl die Aufnahme in die Datenschutzerklärung als auch das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) könnte hier erforderlich sein. Daher muss unbedingt der zuständige Datenschutzbeauftragte informiert werden!
- Welche Schulungen benötigen die Mitarbeiter:innen, um das Tool überhaupt verwenden zu können? Gibt es dazu bereits schriftliche Informationen oder Videos, die einen schnellen Überblick verschaffen? Sind diese auch für weniger IT-affine KollegInnen verständlich?
Berücksichtigt man vorab all diese Fragestellungen ist man einer datenschutzfreundlichen Variante der online Video-Kommunikation auf jeden Fall ein Stückchen näher.
Vorab genaue Informationen einzufordern und diese wichtigen Fragen zu stellen, ist auch in Zeiten einer Krise wichtig!