der Beginn einer guten Partnerschaft?
aus dem Alltag einer datenschützenden Betriebsrätin
die Betriebsrätin Verena Spitz im Interview
Fritsch Clara: Ihr habt seit etwas mehr als einem Jahr die Funktion der betrieblichen Datenschutzbeauftragten besetzt. Wie kam es dazu?
Spitz Verena: Beschäftigt hat man sich mit Datenschutz bei uns schon lange. Bei einer Bank ist das nicht weiter verwunderlich. Allerdings ging es dabei meist um die Daten der Kundinnen und Kunden und um die von Geschäftspartnern. Da nun die Europäische Datenschutzgrundverordnung vor der Türe steht, in der betriebliche Datenschutzbeauftragte für Betriebe wie unseren verpflichtend einzuführen sind, wurde beschlossen, diese besser heute als morgen einzuführen. Diese Person muss sich ja auch erst einmal mit der betrieblichen Realität vertraut machen. Das braucht seine Zeit. Wenn die erst am 25.Mai bestellt wird, wenn die Grundverordnung gilt, dann ist es zu spät.
FC: War der Betriebsrat eingebunden bei der Auswahl der betrieblichen Datenschutzbeauftragten?
SV: Da hatten wir kein Mitspracherecht. Aber wir wurden über die Ausschreibung, ihre Inhalte, das Ergebnis immer gut informiert und auf dem Laufenden gehalten.
FC: Welche Aufgaben hat die neue Kollegin erhalten? Beziehungsweise wo liegen die Überschneidungen mit euren Aufgaben?
SV: Unsere Datenschutzbeauftragte muss sich einen Überblick verschaffen. Also hat sie einen Prozess aufgesetzt und in jedem Bereich Workshops gemacht um diesen Überblick zu erhalten. In jedem Bereich gibt es jetzt eine Verantwortliche oder einen Verantwortlichen an den man sich wenden kann. Alle internen Prozesse mussten an die Datenschutzgrundverordnung angepasst werden.
Überschneidungen gibt es überall dort, wo es um MitarbeiterInnendaten geht. Da informieren wir einander gegenseitig auf dem „kurzen Weg“.
FC: Wieso ist es für die betriebliche Datenschutzbeauftragte sinnvoll, mit euch als Betriebsrat zusammen zu arbeiten?
SV: Als Betriebsrat haben wir Betriebsvereinbarungen zum Schutz der Beschäftigten eingefordert; zum Beispiel unsere Whistleblowing-Hotline, die internen Kommunikationsmittel, die Arbeitszeiterfassung, all das ist schon lange so vereinbart, dass die Privatsphäre der Beschäftigten gut geschützt ist. So ist schon lange klar, dass wir da ein wichtiger Gesprächspartner sind. Die Datenschutzbeauftragte braucht teilweise auch diese Betriebsvereinbarungen, damit sie rechtliche Grundlagen für Datenverwendungen vorweisen kann und kommt deshalb auf uns zu.
Wir konnten ihr immer wieder auch überbetrieblich wichtige Informationen geben. Zum Beispiel, dass die österreichische Datenschutzbehörde Treffen für betriebliche Datenschutzbeauftragte veranstaltet und man sich da überbetrieblich vernetzen kann. Diese Information hat der Kollegin sehr geholfen, weil der Informationsaustausch mit anderen Datenschutzbeauftragten für sie wichtig war.
FC: Inwieweit könnt ihr von ihr als Kooperationspartnerin profitieren?
SV: Wir können dieses Thema jetzt gemeinsam besser bearbeiten. Wir sind da Gesprächspartnerinnen auf Augenhöhe. Sie nimmt unsere Vorschläge zur Gestaltung von innerbetrieblichen Abläufen meist ganz gerne an. Erst kürzlich wurde bei uns zum Beispiel in jeder Abteilung Projekte gestartet, damit das Verarbeitungsverzeichnis vollständig ist. In jeder Abteilung wurde eine zuständige Person ernannt, ein sogenannter SPOC eingerichtet; das steht für „single point of contact“. Jetzt sind wir als Betriebsrätinnen und Betriebsräte besser informiert, welche Datenanwendungen wo eigentlich überhaupt laufen.
Es ist ein gegenseitiger Nutzen. Wir fragen in der Geschäftsführung nach: „Sind die Vorhaben schon mit der Datenschutzbeauftragten abgesprochen?“ und sie fragt in der jeweiligen Fachabteilung, die Datenverarbeitungen mit den Beschäftigtendaten durchführt: „Wurde dazu schon eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen?“
FC: Welche drei wichtigsten Tipps würdest du BR-Kolleginnen geben, die ebenfalls mit der oder dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten zusammenarbeiten möchten?
SV: Erstens sollte man von sich aus aktiv auf die neue Kollegin zugehen und ein Kooperationsangebot machen.
Zweitens sollten die relevanten Informationen für die betriebliche Datenschutzbeauftragte zur Verfügung gestellt werden
Drittens hilft es, die betriebliche Datenschutzbeauftragte als gleichberechtigte Partnerin zu verstehen.
FC: Ich danke für das Interview.
SV: Bitte gerne.
Zum Abschluss noch ein Link-Tipp für all jene, die sich weiter mit den betrieblichen Datenschtzbeauftragten, ihren Aufgaben, Rechten und Pflichten beschäftigen möchte, findet bei der europäischen Artikel-29-Datenschutzgruppe einen guten Leitfaden.